Методология ведения проектов или MS Project vs. SugarCRM, что круче?

By admin

В одном из последних проектов, пока шло внедрение SugarCRM мы несколько месяцев потратили на различные обсуждения, как переложить и вообще реализовать к тому моменту почти на 100% структурированное в компании ведение проектов на какое-либо отличное от MS Excel средство.

Конечно, первое, второе и третье средство, которое приходило на ум, было MS Project. Еще бы – самое простое, может быть кто-то не согласиться, но на 100% понятное пользователю MS Office и, что вселяло надежду, довольно известное.

Но практика не давала действительно остановиться на этом решении.
Попробую остановиться на основных проблемах, которые предстояло решить, прими мы окончательное решения по поводу MS Project.

1. Обучение пользователей

Задача выглядела вполне решаемой и конечной. Более того, опросы показывали, что большинство менеджеров уже сталкивались так или иначе с MS Project.

2. Установка MS Project

Ну скажите, кто не ставил офис на свой компьютер? Примерно так и мы рассуждали, пока не решили просто развернуть и посмотреть возможности последнего Project’a. Оказалось, что клиентская часть ставиться весьма просто и быстро. Но нам нужна была коллективная работа над одним проектом. Требование коллективной работы было очень жестким. В команду входило около 10 менеджеров – менеджер проекта, главный инженер проекта, координатор проекта, руководитель инсталляционного подразделения, руководитель монтажного подразделения. С проектной документацией активно работали, исполнители, руководство департамента и даже финансы постоянно требовали плановых и реальных сроков закрытия проектов для составления календарей платежей.
В таких условиях, хранить просто файлик с проектом на сервере в папке не представлялось возможным. Как обеспечить действительно коллективный доступ и при этом разграничение доступа по функциям? Собственно никак. Это очевидно.
А как иметь единый пул ресурсов по всем проектам? Можно, но тоже не просто.
И тут мы вспомнили про MS Project Server. Мощное средство. Оно должно было решить все наши проблемы.
Но оказалось, что MS Project Server работает только совместно с MS SharePoint (MOSS), а тот, в свою очередь, требует установки Windows Server 2008 R2, включающей IIS, настройки Active Directory, установки MS SQL… Это только основной список программных продуктов.
Как вы наверное уже догадались – вот это и стало ключевым моментом. Стоимость проекта неожиданно стала стремительно возрастать, в нее вошел довольно дорогой софт, дорогие услуги специалистов по MOSS и стала светить покупка нового высокопроизводительного сервера.

Уход на другую платформу

Прими мы это решение, весь проект автоматизации компании в рамках внедрения CRM системы стал бы рассогласованным и лоскутным. Нам пришлось бы иметь две команды разработчиков и внедренцев. Одна на платформе Sugar (Apache, PHP, MySQL), другая на платформе MS (IIS, C#, MS SQL). Это неминуемо привело бы к огромным рискам.
Самое главное, что обе технологии являясь очень сильными разрывали бы проект в разные стороны.

Уход от стереотипов

Оказалось, что решение проблемы было рядом. Надо было только его заметить. В Sugar есть стандартный модуль проектов, позволяющий вести их реестр. В связи с тем, что в нем не было диаграммы Гантта, не было…. да в принципе кроме самого списка там ничего и не было. То есть так как он был пустоват, мы и не воспринимали его. В тоже время, это было большой ошибкой.
Технология работы с клиентом уже активно внедрялась в проектном департаменте и давала свои первые плоды. Встроить доработанный модуль проектов в нее было не только удобно, но и можно было быстро. Это оказалось хорошим и последовательным решением.

Доработка модуля проектов

На сегодняшний день, стандартный модуль проектов практически полностью переписан, изменились его функции. В нем добавлены разделы для определения состава проектной команды, условий ведения проекта. Проделана довольно большая работа по совмещению активностей по клиентам с активностями по проекту. Разработаны различные отчеты и графики, благо Sugar предлагает здесь широчайшие возможности. Но пожалуй самой интересной частью проекта стала разработка и внедрение диаграммы Гантта.

Диаграмма Гантта

В разделе, посвященном Project Management на Suagr Forge выложено множество модулей для расширения функций стандартного проектного модуля. Мы взяли первый понравившейся по описанию и к нашей радости он нам подошел. До сих пор меня терзают сомнения, что надо было поискать еще, не хорошо останавливаться на первом же решении. Но я отбрасываю эту мысль, так как “лучшее – враг хорошего” и не всегда надо терять время на поиск.
Модуль Gantt char for Project module нам действительно подошел. После не больших доработок, он был адаптирован для использования вместе с Sugar 6.х.

ведение проектов

Именно на его базе, мы построили всю работу с проектом его команды.
После довольно больших доработок и согласований, которые шли около месяца, мы получили модуль, отражающий загрузку персонала, как по проекту, так и по отделам, так и по персонам. Это дало очень серьезный инструмент планирования и отслеживания факта выполнения работ. Все сотрудники понимали где, когда и кто должен выполнять работу.
В основе этого лежала опять таки стандартная проектная задача, имеющаяся в базовом Sugar CRM.
На этапе открытия проекта, на основании базовых задач, включаемых как план график в приложение к договору, формировался первоначальный график. Затем руководители, ответственные за реализацию тех или иных работ, постепенно конвертировали эту базовую задачу в конкретные задачи исполнителей. Так, к примеру, монтаж превращался в задачи демонтаж старого оборудования, подготовку помещения, установку закладных и так далее. Каждая такая задача отдавалась конкретному исполнителю. Это, казалось бы, банальное решение, позволило не только внедрить планирование, но и определить ответственных с их автоматическим информированием. Руководители проектов и департамента, получили инструмент, когда задача могла действительно пройти по всем “инстанциям”, параллельно получив описание и ответственных от собственно менеджера проекта, до функционального руководителя и от него к руководителю группы и конкретному исполнителю. Я намеренно повторился, так как Sugar действительно позволила полностью исключить потерю работ и варианты, когда ответственных за такие информационные провалы не найти.
Буквально через неделю после запуска выяснилось, что во многих проектах сроки не четко планировались, а значит и не четко исполнялись и толком не контролировались. Нет, конечно, до внедрения, было ощущение контроля. Но именно после внедрения, оказалось, что контроль и прозрачность появились только сейчас.

Еще несколько интересных моментов

Для работы с людьми всегда важно вовлечение. Каждый участник команды или процесса должен ощущать плечо своих коллег. Даже если одни постоянно пропадают на объектах, а другие сидят в офисе и почти никуда не выезжают.
Если Вы решаете подобную задачу, подключите сервис SMS информирования к вашей Sugar и вы увидите, как изменилось отношение к CRM со стороны пользователей.

И последнее – запуск системы планирования, включая ее разработку занял у нас 30 рабочих дней. Согласитесь, что по сравнению с развертыванием узла SharePoint и последующим внедрением MS Project это весьма сжатые сроки.
На этом, мы хотели бы завершить эту статью и не раскрывать остальные know how. В прочем, есть вопросы – пишите!

Ключевые слова: ,

6 ответов к “Методология ведения проектов или MS Project vs. SugarCRM, что круче?”

  1. Андрей

    Добрый день! Вы упомянули, что доработали опенсорсный модуль диаграммы Гантта, чтобы он подходил для 6-й версии. Не хотели бы Вы выложить его в открытый доступ, как, в свою очередь, поступил его изначальный разработчик, благодаря чему Вы и смогли его скачать с Sugarforge. Очень много людей сказали за это не только “спасибо”, но и, возможно, воспользовались бы и вашими услугами.

    #566
  2. Kolerts

    а позвольте узнать каким образом была произведена адаптация Gantt для 6.х или не могли бы вы выложить адаптированную версию?

    #700
  3. Kolerts

    неожиданно победил сам, пришлось правда вручную в меню вписать

    #702
  4. admin

    Андрей и Kolerts, с удовольствием бы выложил доработанноую версию, но боюсь, что она не является upgrade-safe. То есть в ней сейчас зашито слишком много специфики заказчика, причем эта специфика опирается еще и на доработки, что делались для модуля проектов.
    Таким образом ее заимоствование и внедрение в других местах является весьма не простой задачей.

    Я, конечно, понимаю, что далеко не всегда есть силы копаться в чужом коде, но адаптация исходной версии “Gantt char for Project module” не так уж сложна, нужно просто внимательно просмотреть код и убрать все несовместимости.

    #723
  5. Добрый день.Очень интересует описанное решение.Используем SugarCRM 6.3.2 пока только для конроля сделок но занимаемся не большими проектами.Посколько в базовом варианте управление проектами очень “слабое” его не используем.Судя по описанию нам бы подошел Ваш вариант.Можно ли посмотреть в демо доступе полный функционал Вашего модуля.Или как нибудь подробней ознакомится, может описание или больше скринов посмотреть или другие варианты.Заранее благодарю за помощь.

    #1787
  6. Евгений

    Как можно более подробно познакомиться с решением.Оно судя по описанию для нашей работы подходит.

    #1968

Оставить отзыв

Вы должны войти для размещения комментария